O tym jak bardzo w życiu ważne są relacje nie trzeba nikogo przekonywać. W biznesie to jeden z najważniejszych kluczy do sukcesu. Zajmując się od ponad 10 lat zarządzaniem firmą, a wcześniej pracując w wielu instytucjach, wchodziłam w tysiące relacji biznesowych, a ogromnej ilości miałam okazję przyglądać się z boku. Fakt, że większość tych relacji przetrwało do dziś, że przy każdym spotkaniu mogę serdecznie i ciepło porozmawiać ze wszystkimi swoimi byłymi szefami, klientami czy kontrahentami, jest dla mnie największym sukcesem zawodowym.
Jestem przekonana, że można być świetnym fachowcem z najlepszymi kompetencjami. Sprzedawać produkty czy usługi na najwyższym poziomie, ale jeśli nie potrafimy zbudować więzi opartej na zaufaniu z partnerem biznesowym to nie osiągniemy sukcesu na dłuższą metę w żadnej dziedzinie. Zaufanie jest dzisiaj walutą przyszłości. Owocną współpracę tworzą ludzie, a nie firmy.
Relacje biznesowe ale również i te prywatne opieram przede wszystkim na empatii, chęci słuchania, potrzeby wspierania i szczerości. Bez tych podstawowych elementów nie wyobrażam sobie funkcjonowania w biznesie.
Empatia
Empatia to umiejętność przyjęcia sposobu myślenia innych osób, spojrzenia z ich perspektywy na rzeczywistość. Nauczyła jej mnie mama gdy byłam nastolatką i przychodziłam do niej pożalić się, że posprzeczałam się z przyjaciółkami. Zawsze powtarzała jedno zdanie: Spróbuj postawić się na miejscu tej osoby, zamknij oczy i pomyśl co ona w tej sytuacji czuje i myśli. Dla mnie empatia jest podstawową umiejętnością, która jest bardzo często pomijana, ma kluczowe znaczenie dla sukcesu i budowania silnych relacji. Dzięki niej możemy dobrze ocenić i dostrzec stany emocjonalne innych ludzi. Całe szczęście empatię możemy w sobie rozwijać do czego gorąco zachęcam.
Współpracowaliśmy z firmą której Dyrektor Zarządzający miał potrzebę bycia z nami w stałym i bardzo częstym kontakcie. Mimo, że nie chciał byśmy informowali go o każdym naszym ruchu, rozwiązywanym problemie, to czuł się „zaopiekowany” dopiero wtedy gdy kilka razy w tygodniu miał ode mnie osobiście sygnał, że wszystko działa jak należy. W umowie mieliśmy zapis o cotygodniowych odprawach, jednak dla mnie było jasne, że by współpraca układała się dobrze, musimy być w kontakcie częściej. Bardzo szybko wypracowałam metodę krótkich komunikatów kilka razy w tygodniu, które całkowicie zaspokoiły potrzebę stałego kontaktu klienta i dzięki temu przez ponad 5 lat zrobiliśmy razem wiele fantastycznych projektów.
Słuchanie i zadawanie pytań
Umiejętność zadawania pytań i przede wszystkim słuchania stały się luksusową kompetencją, której wielu z nas brakuje. Nie potrafimy słuchać innych, bo zwyczajnie nie interesujemy się ludźmi i jesteśmy skupieni na swojej osobie. Chcemy tyle opowiedzieć o sobie, swojej firmie, swoich produktach, że zapominamy, że po drugiej stronie też siedzi człowiek, a ludzie potrzebują najbardziej dwóch rzeczy – uważności i poczucia docenienia.
Zarówno w życiu prywatnym i zawodowym stosuję zasadę Pareto 20/80. Mówi ona o tym, że 20 proc. wysiłku generuje 80 proc. zysku. Przekładając to na rozmowę oznacza tyle: mów przez 20 proc. czasu a 80 proc. zostaw dla swojego partnera biznesowego. Natomiast swój czas na mówienie wykorzystaj w 80 proc. na zadawanie pytań a w 20 proc. – na mówienie o sobie.
Wiele firm traktuje współpracę ze swoimi klientami, partnerami biznesowymi zero jedynkowo. Określamy zakres umowy, kwotę za jej realizację i punkt po punkcie realizujemy powierzone zadania. Z mojego doświadczenia, najdłużej trwają współprace biznesowe jeśli na bieżąco pytamy naszych klientów czy nie potrzebują czegoś innego, nowego, dostosowanego do zmieniającego się wciąż rynku. Wielokrotnie renegocjowaliśmy umowy z naszymi partnerami biznesowymi, z naszej inicjatywy, dzięki temu, że na spotkaniach nie tylko mówiliśmy co świetnego zrobiliśmy, ale przede wszystkim dlatego, że wciąż zadajemy pytania: Czego potrzebujesz w tej chwili? Czy coś zmieniło się na rynku o powinniśmy wziąć pod uwagę? Czy działania jakie zaplanowaliśmy rok, dwa lata temu są nadal niezbędne i i dają najlepsze rezultaty.
Pomaganie
Reguła wzajemność jest niezmiernie silnym mechanizmem. Wyświadczenie przysługi – przede wszystkim takiej, o którą nie zostaliśmy poproszeni zwiększa szansę na lepszą współpracę w przyszłości. Relacje w biznesie to wykorzystywanie reguły wzajemności na wiele sposobów. W marcu gdy zamrożono część gospodarki jeden z naszych Klientów zmuszony był natychmiast zamknąć swój biznes, a jego przychody spadły o 100 proc. Nie czekając na kontakt z jego strony podjedliśmy decyzję, że sami zaproponujemy natychmiastowe zamrożenie naszych usług bez jakichkolwiek okresów wypowiedzeń, tak by nie ponosił żadnych kosztów. Nie zostawiliśmy go jednak samego i każdego dnia mógł liczyć na wsparcie i doradztwo z naszej strony. Podpowiadaliśmy jak samemu może wykorzystać działalność w sieci poprzez Social Media czy blog, by przetrwać. Dzięki temu firma nie upadła i od 18 maja rozpoczęła na nowo prężnie swoją działalność, z dużo większą ilością nowych Klientów pozyskaną przez czas kwarantanny i z tą samą co przed kryzysem agencją marketingową. Nie straciliśmy Klienta, ale pozyskaliśmy partnera biznesowego, z którym łączą nas będą prawdziwe relacje.
Wiedzieć, kiedy się rozstać
Dobra relacja w biznesie wcale nie oznacza ciągłej i bliskiej współpracy. Jeśli negocjacje czy trwająca współpraca nie przynoszą pożądanych efektów w danym momencie, warto podjąć decyzję o świadomym rozstaniu. Taką decyzję podejmowałyśmy w naszej firmie wiele razy, oczywiście nigdy nie paląc za sobą mostów. Nie były to rozstania burzliwe i w złości, wręcz przeciwnie zawsze uargumentowane dobrem obu stron i zakończone w miłej atmosferze. Co ciekawe większość naszych Klientów, z którymi sami zakończyliśmy współpracę wraca do nas po latach i to w najmniej oczekiwanych momentach.
Przez ponad dwa lata współpracowaliśmy z międzynarodową agencją pracy. Początkowo stworzyliśmy dla niej zewnętrzny dział marketingu i PR-u z kompleksową obsługą. Współpraca układała się rewelacyjnie dla obu stron, aż któregoś dnia padła propozycja byśmy przejęli również koordynację innych działów. Po bardzo krótkim czasie współpracy na nowych warunkach obie strony wiedziały, że nie było to dobre rozwiązanie. Sami jako agencja poprosiliśmy o spotkanie w którym zaproponowaliśmy rozstanie i zakończenie współpracy, a po kilku latach klient wrócił do nas z nowymi marketingowymi projektami, które realizujemy po dzień dzisiejszy.
„Biznes to relacje między ludźmi nie liczby, gdyby było inaczej, najbogatsi byliby matematycy” – powiedział Jan Kulczyk. W pełni się z tym zgadzam i jestem przekonana, że firmy które z empatią podeszły do swoich pracowników, wsłuchiwały się w głos swoich klientów i kontrahentów czy potrafili ich wspierać w ostatnich miesiącach, wyjdą z kryzysu szybciej, a zbudowane relacje będą procentować już w najbliższym czasie.
Dagmara Kleczewska